Executive Assistant (m/f/x)

Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.

Wir suchen einen erfahrenen und engagierten Executive Assistant (m/f/x), der sowohl Andreas Liebl, den Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, als auch Frauke Groll, die Geschäftsführerin des appliedAI Institute gGmbH, in ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und leiste einen wichtigen Beitrag auf unserem Weg Europas Industrie für den Wettbewerb im Zeitalter der KI voranbringen.
Deine Aufgaben sind:

• Effektive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführer, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
• Organisation und Koordination von internen und externen Reden und Terminen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen
• Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
• Unterstützung des Chief of Staff (m/f/x) in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
• Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
• Pflege von Kontaktdaten im CRM System 
• Unterstützung bei operativen Sonderthemen sowie die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der täglichen und laufenden Arbeit der Geschäftsführer einzubringen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Assistenz von C-Level Executives 
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Verbindlichkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (wir nutzen hauptsächlich Google Workspace)
• Eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Engagement
• Liebe zum Detail mit der Fähigkeit, Gründlichkeit und Genauigkeit zu erreichen.
• Du kommunizierst fließend auf Deutsch und Englisch
• Bereitschaft und Motivation, in einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten

Ein hoch qualifiziertes und motiviertes Team aus ~120 Personen ist auf dem Weg, die europäische KI Landschaft zu verändern. Das sind deine Vorteile:

• Flexibler Arbeitsort: Wahlmöglichkeit zwischen unseren neuen Offices im House of Communication in München, dem Innovation Park Artificial Intelligence in Heilbronn sowie umfangreichen Home-Office-Möglichkeiten
• Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Projekten und die Entwicklung neuer, origineller Inhalte zu gestalten, die auf den neuesten Entwicklungen in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen basieren.
• Du möchtest etwas über Robotik, autonome Drohnen oder Smart Factory lernen? All das gibt es bei appliedAI.
• Eine Atmosphäre, die zum Neu-Denken und Experimentieren mit neuer Software, Hardware und Prozessen anregt.
• Zugang zu den neuesten Technologien sowie Budget für Weiterbildungen.
• Einfluss und Verantwortung bei der Skalierung unserer Organisation zu einer Leuchtturminitiative für Europa, die die Zukunft unserer Wirtschaft verändert.
• Die hottest topics des nächsten Jahrzehnts und Freiheit und Vertrauen, eigene Aktivitäten zu initiieren.
• Eine sichtbare Initiative, die dir hilft, ein Netzwerk aus Start-ups, Partnern und Technologieunternehmen aufzubauen.
• Diverse weitere Benefits, wie z.B. Mobilitätsbudget, JobRad, Teamevents, Mitgliedschaft im MakerSpace und die Sportmitgliedschaft Egym Wellpass.

Lucas Fernandes - Senior Talent Acquisition Specialist
appliedAI Initiative GmbH, August-Everding-Str. 25, 81671 ​München